Assistant administratif

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Site MagnesiumAMI Alliance Magnésium

Notre client

Alliance Magnésium amorce la construction de son usine de Danville, en Estrie, pour la production de lingots de magnésium métallique à partir de résidus miniers et de retailles de pièces de magnésium. Grâce à son approche d’économie circulaire, la société produira un métal à grande valeur ajoutée. En demande croissante dans les industries de l’automobile et de l’aérospatiale, le magnésium fait partie des solutions favorisant l’allègement des structures afin de réduire les émissions de gaz à effet de serre. Travailler chez Alliance Magnésium, c’est conjuguer le désir de participer au développement durable de notre planète tout en s’investissant dans un emploi où chacun contribue au succès de l’entreprise.

Votre défi

Sous la supervision du directeur d’usine, vous offrirez un soutien administratif principalement à ce dernier et assisterez les responsables des différents secteurs d’activités. Vous occuperez un rôle évolutif et serez responsable de diverses tâches dont l’accueil, la réception et la logistique de réunions ou de voyages, la réalisation de tâches administratives de même que la gestion des équipements de bureautique et des fournitures pour l’usine de Danville et autres bureaux satellites.

Localisé à Danville en Estrie, vous serez dans un environnement dynamique où tout sera en émergence et effectuerez les tâches suivantes :

Accueil et soutien logistique aux gestionnaires

  • Gérer la réception, accueillir et aider les visiteurs;
  • Répondre et diriger les appels téléphoniques;
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier;
  • Gérer les listes de contacts;
  • Organiser les voyages et les déplacements pour les cadres supérieurs incluant la réservation des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.;
  • Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne;
  • Effectuer la tenue d’agenda ainsi que planifier et organiser des conférences téléphoniques.

 

Tâches administratives

  • Aider à la préparation et produire des rapports et des présentations;
  • Développer et maintenir un système de classement informatique et manuel;
  • Traiter la documentation (copies, reliures, numérisation, etc.);
  • Faire l’entrée de données des payables et classer les factures;
  • Préparer des paiements;
  • Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures;
  • Développer et maintenir à jour des formulaires;
  • Préparer l’accueil des employés;
  • Faire signer les documents d’embauche (assurances, impôts, etc.);
  • Faire des demandes d’achat à la demande de gestionnaires;
  • Rédiger diverses correspondances (lettres et des courriels) à la demande de gestionnaires.

 

Gestion des équipements et fournitures

  • Maintenir l’inventaire des fournitures, anticiper les fournitures nécessaires et placer les commandes;
  • Rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs;
  • Vérifier les fournitures lors de la réception;
  • Assurer le fonctionnement de l’équipement de bureautique en remplissant les exigences d’entretien préventif; appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires d’équipement.

 

Votre profil

  • Formation en secrétariat (DEP) ou en technique de bureautique (DEC/AEC);
  • Plus de trois années d’expérience pertinente;
  • Maîtrise de la suite Office (Excel et PowerPoint, en particulier);
  • Connaissance pratique de l’équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs;
  • Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail provenant de divers intervenants;
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale en français et connaissances de base en anglais;
  • Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multitâches;
  • Personne polyvalente, vous faites preuve d’une grande autonomie, de débrouillardise et d’un bon esprit d’équipe.

 

Voici l’occasion de vous impliquer dans ce projet d’envergure! Faites parvenir votre curriculum vitae, dès que possible, à :

Madame Jeannette Boulanger, CPA, CA, M.Sc., directrice
Raymond Chabot Ressources Humaines inc.
Courriel : rcrhsherbrooke@rcgt.com

Nous respectons le principe de l’équité en matière d’emploi.

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